Privacybeleid

Dit privacybeleid is van toepassing op Holio B.V., geregistreerd in Nederland (Breukelen). Heeft u vragen? Neem contact met ons op via sales@holio.nl.

1. Wie wij zijn

Holio B.V. ("Holio", "wij", "ons") is een Nederlands bedrijf dat slimme energiebeheer software en hardware levert voor hotels, hostels en vakantieparken. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die we verzamelen via onze website (holio.nl) en treden, waar van toepassing, op als verwerker voor de gastgegevens van onze klanten die via het Holio-platform worden verwerkt.

Contactgegevens: Holio B.V., Breukelen, Nederland. E-mail: sales@holio.nl

2. Welke gegevens we verzamelen

We verzamelen persoonsgegevens in de volgende situaties:

• Contact- en demoverzoeken: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, telefoonnummer en eventuele berichten die u via het contactformulier stuurt.
• Account- en platformgebruik: naam, e-mailadres, functietitel, inloggegevens en gebruiksactiviteit binnen het Holio-dashboard.
• PMS-integratiegegevens: reserveringsgegevens (check-in/check-outtijden, kamernummers) die vanuit uw Property Management System naar Holio worden doorgegeven om de kamertemperatuurregeling te automatiseren. Deze gegevens worden namens u verwerkt als verwerker (zie paragraaf 5).
• Website-analytics: IP-adres (geanonimiseerd), browsertype, bezochte pagina's, verwijzingsbron en sessieduur, verzameld via Google Analytics 4 en Leadinfo.
• Cookies: zie paragraaf 8.

3. Hoe we uw gegevens gebruiken

We gebruiken uw persoonsgegevens om:

• Te reageren op demoverzoeken en verkoopvragen.
• Het Holio-platform en -dashboard te leveren, te beheren en te verbeteren.
• Het energiebeheer van kamers te automatiseren op basis van PMS-reserveringsgegevens.
• Servicemeldingen te versturen (meldingen, rapporten, systeemstatus).
• Websitegebruik te analyseren om ons product en onze marketing te verbeteren.
• Te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4. Rechtsgrondslag (AVG)

We verwerken persoonsgegevens op de volgende rechtsgrondslagen op grond van artikel 6 van de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6(1)(b)): gegevens die nodig zijn om de Holio-service aan klanten te leveren.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)): website-analytics, verkoopopvolging en platformverbetering, waarbij ons belang uw rechten niet overstijgt.
• Wettelijke verplichting (art. 6(1)(c)): wanneer vereist door Nederlands of EU-recht.
• Toestemming (art. 6(1)(a)): voor niet-essentiële cookies, waar van toepassing.

5. Met wie we gegevens delen

We verkopen geen persoonsgegevens. We kunnen gegevens delen met de volgende categorieën ontvangers:

• Infrastructuur- en hostingproviders: cloudinfrastructuur voor het beheren van het Holio-platform (bij voorkeur EU-gebaseerd).
• Analytics-providers: Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd) en Leadinfo B.V. voor website-analytics. Beide opereren onder passende verwerkersovereenkomsten.
• LinkedIn: LinkedIn Insight Tag voor marketingmeting. LinkedIn Ireland Unlimited Company treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor zijn eigen analytics. Zie het privacybeleid van LinkedIn.
• PMS-providers: Holio integreert met uw Property Management System (bijv. Mews, Noovy, Oracle Opera) om reserveringsgegevens te lezen. In deze context treedt Holio op als verwerker namens uw accommodatie, en blijft u de verwerkingsverantwoordelijke voor gastgegevens.

Wanneer we gegevens buiten de Europese Economische Ruimte overdragen, zorgen we voor passende waarborgen (standaardcontractbepalingen of adequaatheidsbesluiten).

6. Hoe lang we gegevens bewaren

• Contactformulierinzendingen: bewaard tot maximaal 2 jaar, of totdat u om verwijdering verzoekt.
• Klantaccountgegevens: bewaard voor de duur van het contract plus 7 jaar voor wettelijke en financiële administratiedoeleinden.
• PMS-reserveringsgegevens: niet langer dan 12 maanden bewaard in het Holio-platform, daarna verwijderd of geanonimiseerd.
• Analytics-gegevens: Google Analytics-gegevens worden 14 maanden bewaard. Leadinfo-gegevens worden bewaard conform hun beleid.

7. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Inzage: verzoek om een kopie van de persoonsgegevens die wij over u bewaren.
• Rectificatie: verzoek om onjuiste gegevens te corrigeren.
• Wissing: verzoek om verwijdering van uw gegevens ("recht op vergetelheid"), onder voorbehoud van wettelijke bewaarverplichtingen.
• Beperking: verzoek om de verwerking in bepaalde omstandigheden te beperken.
• Overdraagbaarheid: uw gegevens in een machineleesbaar formaat ontvangen wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming of overeenkomst.
• Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Toestemming intrekken: wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming, deze op elk moment intrekken.

Om een van deze rechten uit te oefenen, stuurt u een e-mail naar sales@holio.nl. We reageren binnen 30 dagen. Als u van mening bent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

8. Cookies & analytics

We gebruiken de volgende categorieën cookies:

• Functionele cookies: vereist voor het correct functioneren van de website en het dashboard. Geen toestemming vereist.
• Analytics-cookies: Google Analytics 4 (met IP-anonimisering ingeschakeld) en Leadinfo om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze worden ingesteld bij het eerste bezoek.
• Marketingcookies: LinkedIn Insight Tag om de effectiviteit van onze LinkedIn-advertentiecampagnes te meten.

U kunt cookies beheren via uw browserinstellingen of door contact met ons op te nemen. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van bepaalde cookies de werking van de website kan beïnvloeden.

9. Beveiliging

We passen technische en organisatorische maatregelen toe om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of openbaarmaking. Dit omvat versleutelde gegevensoverdracht (HTTPS), toegangscontroles en regelmatige beveiligingsbeoordelingen. Geen enkele methode van overdracht via internet is echter volledig veilig en we kunnen absolute veiligheid niet garanderen.

10. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wanneer we wezenlijke wijzigingen aanbrengen, werken we de datum "Laatst bijgewerkt" bovenaan deze pagina bij en stellen we klanten waar passend per e-mail op de hoogte. We raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen.

11. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of om uw gegevensrechten uit te oefenen:

Holio B.V.
Breukelen, Nederland
sales@holio.nl