Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Holio B.V., eingetragen in den Niederlanden (Breukelen). Bei Fragen kontaktieren Sie uns unter sales@holio.nl.

1. Wer wir sind

Die Holio B.V. („Holio“, „wir“, „uns“) ist ein niederländisches Unternehmen, das Software und Hardware für smartes Energiemanagement in Hotels, Hostels und Ferienparks anbietet. Wir sind Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten, die wir über unsere Website (holio.nl) erheben, und handeln gegebenenfalls als Auftragsverarbeiter für die Gästedaten unserer Kunden, die über die Holio-Plattform verarbeitet werden.

Kontaktdaten: Holio B.V., Breukelen, Niederlande. E-Mail: sales@holio.nl

2. Welche Daten wir erheben

Wir erheben personenbezogene Daten in folgenden Situationen:

• Kontakt- & Demo-Anfragen: Name, E-Mail-Adresse, Firmenname, Telefonnummer und jede Nachricht, die Sie uns über das Kontaktformular senden.
• Konto & Plattformnutzung: Name, E-Mail-Adresse, Funktion, Zugangsdaten und Nutzungsaktivität im Holio-Dashboard.
• PMS-Integrationsdaten: Reservierungsdaten (Check-in-/Check-out-Zeiten, Zimmernummern), die von Ihrem Property Management System an Holio übermittelt werden, um die Zimmertemperatur automatisch zu regeln. Diese Daten werden in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter verarbeitet (siehe Abschnitt 5).
• Website-Analyse: IP-Adresse (anonymisiert), Browsertyp, besuchte Seiten, Verweisquelle und Sitzungsdauer, erhoben über Google Analytics 4 und Leadinfo.
• Cookies: siehe Abschnitt 8.

3. Wie wir Ihre Daten verwenden

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten, um:

• Demo-Anfragen und Vertriebsanfragen zu beantworten.
• die Holio-Plattform und das Dashboard bereitzustellen, zu betreiben und zu verbessern.
• das Energiemanagement der Zimmer anhand von PMS-Reservierungsdaten zu automatisieren.
• servicebezogene Benachrichtigungen zu senden (Meldungen, Berichte, Systemstatus).
• die Website-Nutzung zu analysieren, um unser Produkt und Marketing zu verbessern.
• gesetzliche Pflichten zu erfüllen.

4. Rechtsgrundlage (DSGVO)

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen nach Artikel 6 DSGVO:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b): Daten, die zur Erbringung des Holio-Dienstes für Kunden erforderlich sind.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f): Website-Analyse, Vertriebsnachverfolgung und Plattformverbesserung, sofern unser Interesse Ihre Rechte nicht überwiegt.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c): soweit nach niederländischem oder EU-Recht erforderlich.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a): für nicht notwendige Cookies, soweit zutreffend.

5. An wen wir Daten weitergeben

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir können Daten an folgende Kategorien von Empfängern weitergeben:

• Infrastruktur- & Hosting-Anbieter: Cloud-Infrastruktur für den Betrieb der Holio-Plattform (nach Möglichkeit mit Sitz in der EU).
• Analyse-Anbieter: Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd) und Leadinfo B.V. für die Website-Analyse. Beide arbeiten auf Grundlage geeigneter Auftragsverarbeitungsverträge.
• LinkedIn: LinkedIn Insight Tag zur Marketing-Messung. Die LinkedIn Ireland Unlimited Company ist für ihre eigenen Analysen Verantwortlicher. Siehe Datenschutzrichtlinie von LinkedIn.
• PMS-Anbieter: Holio ist mit Ihrem Property Management System (z. B. Mews, Noovy, Oracle Opera) integriert, um Reservierungsdaten zu lesen. In diesem Zusammenhang handelt Holio als Auftragsverarbeiter im Auftrag Ihres Betriebs, und Sie bleiben Verantwortlicher für die Gästedaten.

Wenn wir Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln, stellen wir geeignete Garantien sicher (Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse).

6. Wie lange wir Daten speichern

• Kontaktformular-Einsendungen: bis zu 2 Jahre gespeichert oder bis Sie die Löschung verlangen.
• Kundenkontodaten: für die Dauer des Vertrags zuzüglich 7 Jahre aus gesetzlichen und buchhalterischen Aufbewahrungsgründen gespeichert.
• PMS-Reservierungsdaten: höchstens 12 Monate in der Holio-Plattform gespeichert, danach gelöscht oder anonymisiert.
• Analysedaten: Google-Analytics-Daten werden 14 Monate gespeichert. Leadinfo-Daten werden gemäß deren Richtlinie gespeichert.

7. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten folgende Rechte:

• Auskunft: eine Kopie der personenbezogenen Daten anfordern, die wir über Sie speichern.
• Berichtigung: uns bitten, unrichtige Daten zu korrigieren.
• Löschung: die Löschung Ihrer Daten verlangen („Recht auf Vergessenwerden“), vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
• Einschränkung: uns bitten, die Verarbeitung unter bestimmten Umständen einzuschränken.
• Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format erhalten, wenn die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht.
• Widerspruch: einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen.
• Widerruf der Einwilligung: wenn die Verarbeitung auf Einwilligung beruht, diese jederzeit widerrufen.

Um eines dieser Rechte auszuüben, schreiben Sie uns an sales@holio.nl. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen. Wenn Sie der Meinung sind, dass wir Ihre Daten unrechtmäßig verarbeiten, haben Sie das Recht, Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) einzulegen.

8. Cookies & Analyse

Wir verwenden folgende Kategorien von Cookies:

• Funktionale Cookies: erforderlich, damit Website und Dashboard korrekt funktionieren. Keine Einwilligung erforderlich.
• Analyse-Cookies: Google Analytics 4 (mit aktivierter IP-Anonymisierung) und Leadinfo, um zu verstehen, wie Besucher unsere Website nutzen. Diese werden beim ersten Besuch gesetzt.
• Marketing-Cookies: LinkedIn Insight Tag, um die Wirksamkeit unserer LinkedIn-Werbekampagnen zu messen.

Sie können Cookies über Ihre Browsereinstellungen oder durch Kontaktaufnahme mit uns steuern. Beachten Sie, dass das Deaktivieren bestimmter Cookies die Funktion der Website beeinträchtigen kann.

9. Sicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Offenlegung zu schützen. Dazu gehören verschlüsselte Datenübertragung (HTTPS), Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsprüfungen. Keine Übertragungsmethode über das Internet ist jedoch vollständig sicher, und wir können keine absolute Sicherheit garantieren.

10. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen aktualisieren wir das Datum „Zuletzt aktualisiert“ oben auf dieser Seite und informieren Kunden gegebenenfalls per E-Mail. Wir empfehlen Ihnen, diese Seite regelmäßig zu lesen.

11. Kontakt

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Ausübung Ihrer Rechte:

Holio B.V.
Breukelen, Niederlande
sales@holio.nl